Die kaufmännische Verwaltung ist ein wesentlicher Aspekt, bei der Betreuung von Immobilien. Die Bereiche sind vielfältig und reichen von Versicherungsangelegenheiten bis hin zum Mahnwesen. Durch den ständigen Wandel im Tarifdschungel der Versicherungsunternehmen, ist es die Aufgabe einer Verwaltung, in regelmäßigen Abständen alle Policen eines Objektes prüfen zu lassen und ggf. günstigere Angebote mit gleicher Leistung umzusetzen. Gleiches gilt für die Versorger für Strom, Gas und Heizöl.
Die Erarbeitung von Mietverträgen, welche den rechtlichen Anforderungen gerecht werden, ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Eigentümern und Mietern.
Die Kontrolle der Mietzahlungen bis hin zum Mahnwesen/Inkasso ist für das Funktionieren einer ordnungsgemäßen und werterhaltenden Bewirtschaftung eines jeden Objektes unerlässlich.
Das Controlling aller Rechnungen rund um eine Immobilie, bedarf hoher Aufmerksamkeit, um zum einem die Budgetierung einzuhalten und zum anderen gegenüber dem Eigentümer ein fachlich korrektes Berichtswesen zu bieten.
Für die Werterhaltung einer Immobilie ist die technische Verwaltung ein maßgeblicher Aufgabenbereich.
Der Betrieb und die Kontrolle von Einrichtungen, wie Klingelanlage, Heizung und Aufzug gehören zu den Aufgaben. Zu meist, werden diese Tätigkeiten durch Wartungsverträge mit entsprechenden Fachfirmen umgesetzt. Ebenso gehört die Beauftragung eines Hausmeisterservices und die Kontrolle der auszuführenden Arbeiten, wie zum Beispiel die Unterhaltsreinigung und die Gartenpflege dazu. Instandhaltungsmaßnahmen werden durch regelmäßige Kontrollen aufgenommen und durch Angebotsabfragen und Beauftragungen umgesetzt. Dabei wird die Kontrollfunktion der Arbeiten durch die Verwaltung übernommen. Ein weiterer Aspekt der technischen Verwaltung, beinhaltet die Wohnungsabnahme und bei Neuvermietung die Wohnungsübergabe, welche jeweils genau protokolliert werden muss. Diverse Aufgaben, wie Schlüsselnachbestellungen, Modernisierungsmaßnahmen, Neugestaltungen, Reparaturen innerhalb und außerhalb der Wohnungen ergänzen die technische Verwaltung, welche in der Summe dafür Sorge tragen, dass eine ordnungsgemäße Budgetierung der Instandhaltungskosten vorgenommen werden kann.
Die Zwangsverwaltung unterliegt den Vorschriften der Zivilprozessordnung (ZVO). Es handelt sich hierbei um eine Möglichkeit, in das unbewegliche Vermögen zu vollstrecken. Darunter versteht man bebaute und unbebaute Grundstücke, Erbbaurechte und mit Sondereigentum verbundene Miteigentumsanteile (Wohnungseigentum). Das Verfahren wird beim zuständigen Amtsgericht, als Vollstreckungsgericht, durch einen Rechtspfleger durchgeführt. Die Zwangsverwaltung hat die Aufgabe, durch den Einzug der Mieten oder Pachten, nach Abzug der Bewirtschaftungskosten, die Gläubiger zu bedienen. Dies gilt jedoch nur für solche Gläubiger, die dinglich gesicherte Pfandrechte haben; für die in der Regel, also im Grundbuch, eine Grundschuld, Hypothek oder Reallast eingetragen ist. Weiter gehört es zu den Aufgaben, die Wertminderung durch den Schuldner zu verhindern.
Der Zwangsverwalter wird treuhänderisch tätig und tritt mit allen Rechten und Pflichten in bestehende Miet- oder Pachtverträge ein und sorgt für eine ordnungsgemäße und werterhaltende Bewirtschaftung des Objektes.